Menjadi Virtual Assistant Setelah 19 Tahun Work Gap, Ini Pengalaman Saya

Virtual Assistant menjadi incaran banyak ibu karena dianggap dapat menghasilkan uang namun dengan jam kerja fleksibel. Bagaimana kenyataannya? Ini pengalaman saya.

Ditulis oleh: Kirana Djainul

Belakangan sepertinya keyword VA atau Virtual Assistant sedang banyak muncul. Baik di search box, maupun iklan-iklannya. Dari iklan lowongannya (biasa dibawah kategori freelancer), sampai ke iklan macam-macam kursusnya. Banyak yang tertarik (termasuk saya), tapi banyak juga yang lalu kendor, ketika tahu apa yang harus disiapkan untuk memulai.

Baca juga: Mengenal Virtual Assisstant, Pekerjaan yang Cocok Untuk Ibu Rumah Tangga

Work Gap sebelum menjadi Virtual Assistant

Tarik mundur ke 2022, saya, dengan hampir 20 tahun work gap sejak hamil anak pertama tahun 2004, mulai berpikir untuk kembali bekerja. Tepatnya cari uang. Yaaa, siapa tahu ada caranya nyari uang nggak pakai kerja ‘kan yaa ..ahahaha.

Saat itu yang saya pikirkan adalah bahwa saya akan perlu banyak belajar dan upskilling. Mau upskilling apa dan gimana caranya, belum kepikiran. Yang sempat terlintas adalah ngenger (istilah bahasa Jawa, ikut/bantu kerja tanpa bayaran) sama teman yang profesinya Project Manager dan presentasi kemana-mana. Tapi kebetulan di saat yang sama si teman ini malah resign dari tempatnya kerja.

Sempat juga browsing lowongan kerja pakai kata kunci Freelance, Remote Work, dan Virtual Assistant. Tapi begitu mau melamar, kok bingung. CV dan resume terakhir sudah berabad-abad lalu, portofolio boro-boro punya. Belum kalau sampai lamaran nyangkut, harus interview, mesti ngomong apa? Jadi akhirnya cuma dilihat-lihat aja lowongan-lowongan itu. Dari sinilah saya mulai merasa perlu upskill.

Sembari menunggu, saya melirik beberapa kursus. Awalnya coba cek Data Analitik, tapi ternyata kursusnya muahal dan modalnya lumayan karena perlu laptop dengan spesifikasi yang cukup untuk mengelola data yang besar. Padahal saya cuma punya ponsel. Setelah itu, barulah ketemu kursus yang untuk Virtual Assistant. 

Waktu itu nggak paham juga virtual assisting ini pekerjaan yang seperti apa. Ketika join webinar- nya, barulah dapat sedikit gambaran. Buat saya, sih, kebetulan cocok dengan yang saya cari. Karena dari awal saya maunya pekerjaan yang sedikit banyak punya value and purpose, nggak sekedar uang. Nah, pas banget juga mentornya mention soal ini saat webinar. 

Meski mulai tertarik, saya masih ragu-ragu karena ketika itu belum ada sama sekali dari circle saya yang bekerja sebagai VA atau nampak join kursus tentang VA. Jadi bener-bener nggak tahu apakah ada tempat kursus lain, apa yang harus diperhatikan saat cari kursus yang bagus atau setidaknya worth the money, dan materi apa yang seharusnya didapat ketika kursus VA. Betul-betul blank dan takut ketipu fraud. 

Untungnya di tempat kursus yang akhirnya saya daftar itu ada penawaran refund di minggu pertama kalau sekiranya nggak minat untuk lanjut atau merasa bukan seperti itu yang dicari. Jadi, ya sudah, nekat aja akhirnya join.

Memang, sih, sebelum memutuskan daftar, kita bisa dapat bocoran jadwal dan materi kursus selama 5 minggu itu. Tapi, ‘kan itu cuma di atas kertas saja. Mana tahu nanti realisasinya beda. Karena beberapa kali dengar juga dari kiri kanan ada beberapa kursus online yang ternyata cuma dapat materi seperti e-book atau video saja tapi dihargai lumayan. Sayang banget, ‘kan, karena nggak ada bimbingannya jadi nggak ada feedback. Dan kita nggak tahu apa yang kita kurang paham dari si materi.

Begitu kelas dimulai, tahulah saya kalau kurikulumnya serius. Dapat seminggu langsung saya lunasi pembayaran kursusnya…pakai uang THR anak-anak dulu, hahaha. Entah kenapa saya yakin nggak butuh waktu lama nanti bisa ‘balik modal’.

Apa yang perlu dipelajari untuk jadi Virtual Assistant?

Ini pertanyaan yang banyak muncul. Sayangnya jawabannya juga nggak ada yang pasti. Tergantung pada, 

1. Nantinya mau ‘jual’ skill atau servis apa? Kalau skill yang sudah ahli, ya, bisa langsung mulai. Kalau ceritanya mau career switch, ya berarti perlu upskill yang sesuai.
2. Mau cari klien dari mana? Kalau global, mau nggak mau bahasa Inggris minimal harus bisa tektokan sama klien di chat atau email. 
3. Skill atau servis yang mau dijual perlu penguasaan aplikasi tertentu nggak? Kalau perlu, ya, berarti perlu sekalian belajar tools-nya, dan banyak lagi faktor yang sifatnya preferensi.

Nah, tapi jauh sebelum harus memikirkan faktor-faktor yang diatas, ternyata ada hal-hal yang lebih penting yang ‘saya kira saya sudah tahu tapi ternyata nggak tahu’, dan baru paham setelah ikut kursus. Di antaranya,

1. Personal branding.
2. Cover letter.
3. Portofolio.
4. Cara dan langkah-langkah mencari klien.
5. The Right Mindset.

Menurut saya, justru 5 hal ini yang menentukan kesuksesan mendapatkan klien. Dan materi tentang ini rasanya bisa, deh, diaplikasikan secara umum untuk profesi apapun, nggak cuma untuk yang sedang merintis jadi VA. Bahkan untuk fresh graduate juga bakalan sangat bermanfaat.

Selain itu, melalui kursus tersebut saya juga dapat network dari komunitas alumninya. Dan bahkan karena alumninya sudah cukup banyak, sudah ada komunitas-komunitas per daerahnya. Dari komunitas ini saya banyak mendapat insight dari pengalaman mereka yang sudah lebih dulu terjun jadi VA. Bisa juga pas dapat project atau pekerjaan lalu bingung cara kerjainnya gimana, tanya juga di grup. Biasanya pasti ada saja yang berbagi entah triknya, entah toolsnya. Bahkan banyak juga yang akhirnya membentuk tim sendiri yang terdiri dari berbagai skill dan keahlian.

Bagaimana cara memulainya?

Sebagaimana jalan menuju Roma, ada buanyak jalan buat memulai jadi VA. Seperti saya, bisa kursus dulu. Buat saya kursus ini yang bantu saya dapat klein lebih cepat ketimbang kalau saya nggak dapat ilmunya dulu.

Tapi ya ada juga yang langsung aja terjun jadi VA. Bisa karena backgroundnya sudah mumpuni banget, atau modal nekat, atau ya bisa juga karena circlenya butuh VA dan dia bisa langsung memenuhi kriteria.

Jenis pekerjaan VA pun sebenarnya sangat umum dan general. Hampir semua pekerjaan yang bisa dikerjakan online/remote, ya, akan termasuk dalam kategori ini. Banyak yang menganggap VA adalah posisi virtual dari profesi personal assistant atau executive assistant. Ya, nggak salah, sih, karena sebagian servis VA memang administrative task. Tapi selain itu masih banyak juga servis lainnya yang bisa ditawarkan.

Saya sendiri sejauh ini (sebulan setelah selesai kursus) sudah dapat 3 klien. Yang pertama dari teman, Competitor Analysis Report. Jadi sifatnya lebih seperti project.  Pekerjaan yang kedua dapat dari job market, dengan klien dari US. Yang ini lebih palugada karena selain servis VA, diminta juga kemampuan web development, mengerti SEO dan digital marketing, dan online research. Yang terakhir, sempat diterima sebagai intern di lowongan yang diadakan untuk internal komunitas alumni kursus, tapi sekarang sudah selesai. 

Sebetulnya kalau mau bisa saja saya apply lagi di job market. Tapi lihat dari pengalaman kemarin pas double job kok lumayan keteteran juga. Mungkin karena pekerjaan yang kedua ini saya perlu banyak belajar juga, jadi total jam yang habis setara dengan full time, meski tentunya saya nggak bisa masukkan dalam billing time, ya.

Apa tidak enaknya jadi Virtual Assistant?

Image dari sini

1. Harus waspada dengan tawaran pekerjaan scam yang dibungkus freelance. Yang seperti ini banyak modus dan bentuknya. Jadi kitanya harus selalu waspada dan pintar-pintar menilai kira-kira yang mana yang bukan scam.

2. Lemahnya jaminan keamanan kerja. Karena sifat kerjanya personal job, VA sangat rentan risiko klien kabur nggak bayar. Jadi kita harus pintar-pintar pilih klien atau job market, dan pastikan setiap pekerjaan selalu dituang dalam kontrak kerja.

3. Klien berbeda zona waktu. Pas kliennya bangun nanyain kerjaan, kitanya di jam tidur dan sudah ngantuk banget..haha. Tapi kebanyakan klien yang mencari VA lintas negara sudah paham risiko ini, sih, ya. 

4. Kliennya ‘sulit’. Yang masuk kategori ini contohnya klien yang terlalu micromanaging, klien yang suka ngasih pekerjaan di luar scope yang sudah ditentukan di awal, klien nggak kasih arahan kerja tapi maunya kita paham maunya dia dan deliver perfectly, dll.

5. Banyak orang (Indonesia) belum paham kalau VA, rate-nya per jam. Jadi ketika kita ditanya prospek klien bayarannya berapa, pas dijawab sejam sekian suka dibilang mahal banget. Padahal dengan mempekerjakan VA, banyak hal yang nggak perlu mereka sediakan seperti internet, uang makan, meja dan ruangan kantor, termasuk juga alat kerjanya.

6. Masih terkait poin 5, kadang suka dibandingkan juga dengan freelancer dengan skill 

7. Harus mau banyak-banyak belajar. Karena scope servis dan permintaan satu klien kadang suka bisa lintas bidang. Jadi mau nggak mau kita harus selalu siap belajar hal baru.

8. Kadang ada masalah perbedaan kultur juga saat berhadapan dengan klien global.

9. Untuk mereka yang tipenya introvert atau susah berkomunikasi langsung, akan jadi tantangan kalau klien butuh berkomunikasi via video meeting.

10. Dan yang pasti, nggak ada dana pensiun atau pesangon yaa ..hahaha.

Tapii, ketimbang nggak enaknya, tentunya masih lebih banyak enaknya. Terutama buat ibu-ibu rumah tangga, nih, yang sebetulnya di sela mengurus anak dan rumah kadang masih bisa curi-curi waktu buat bekerja. Misal habis antar anak sekolah, ambil waktu 2 jam fokus kerja. Nanti malam setelah beres semua makan malam juga nongkrongin lagi kerjaan sejam. Total sudah 3 jam sehari dan dengan rate standar starter VA $10-15, sudah sekitaran Rp 500.000. Apalagi kalau servisnya sudah level highly skilled, bisa lebih lagi.

Jadi, gimana pendapat Mommies? Apakah profesi ini menarik?