Para Atasan dan Cara Memimpin Rapat yang Benar

Ketika meeting terasa membosankan padahal topik yang dibahas sangat penting, mungkin kita belum menerapkan beberapa hal cara memimpin rapat berikut ini.

Delapan belas tahun berkecimpung di dunia kerja yang tak hanya seputaran media, saya jadi bisa melihat gaya-gaya para atasan ketika mereka memimpin sebuah rapat. Ada yang cara memimpinnya menyenangkan dan membuat semua peserta rapat bebas mengungkapkan ide-ide, ada yang senang rapat dalam waktu singkat, ada yang senang marah-marah di saat meeting dan ada juga yang membuat seluruh peserta meeting mendadak kaku serta hilang ingatan karena suasana yang dibangun amat sangat nggak enak.

Saya percaya, ketika kita ingin mengadakan sebuah meeting yang ‘sukses’ maka salah satu yang wajib kita pikirkan adalah tentang para peserta meeting. Apa yang akan membuat mereka merasa nyaman hadir di meeting tersebut? Bagaimana agar kita sebagai pimpinan meeting dapat memastikan setiap orang mendengar dengan baik dan terlibat di dalamnya? Bagaimana agar yang hadir di meeting benar-benar berpartisipasi tak hanya sekadar datang, duduk dan diam?

Maka, coba lakukan beberapa hal berikut ini:

1. Miliki objective meeting yang jelas

Pastikan semua orang paham objective meeting yang diadakan. Jika memang ada satu atau dua target yang ingin kita capai dalam meeting tersebut, pastikan agar itu tercapai agar semua peserta tidak merasa sia-sia telah hadir di meeting tersebut.

2. Buat catatan singkat

Pastikan semua orang tahu apa yang akan kita bahas dan bantuan apa yang kita butuhkan dari mereka. Membuat catatan dalam bentuk point-point singkat akan membuat kita tetap berada di ‘jalur’ topik bahasan dan tidak melantur kemana-mana.

3. Perhatikan durasi meeting

Melakukan meeting berjam-jam hanya akan membuat semua yang hadir merasa lelah dan akhirnya tidak fokus dengan tujuan utama meeting. Ingat, bahwa di luar meeting yang harus dihadiri, masih banyak list to do yang perlu kita selesaikan. Keep it short!

4. Siapkan ruang meeting dengan baik

Mulai dari jumlah kursi, suhu ruangan, kelengkapan alat-alat. Pastikan semua orang mendapatkan kursi agar mereka tidak merasa diabaikan.

5. Pilih posisi duduk yang tepat

Sebagai pimpinan meeting, pastikan kita memilih tempat duduk di tengah agar semua orang bisa mendengar apa yang kita sampaikan dan sebaliknya kita juga bisa mendengarkan masukan dari orang lain. Sending a message that says “this is a discussion.”

6. Jangan lupa siapkan camilan

Adanya camilan bisa jadi menunjukkan bagaimana kita menghargai waktu yang mereka berikan dan kita ingin membuat mereka merasa nyaman dengan hadirnya camilan (yang ber-MSG) ahahahaha.

7. Kurangi pemakaian gadget

Tidak ada salahnya jika di awal kita mengatakan bahwa kita akan sangat menghargai jika mereka menghentikan pemakaian gadget selama meeting berlangsung, kecuali untuk urusan yang super penting. Ini perlu dilakukan agar semua orang bisa fokus mendengarkan isi meeting.

8. RSVP dan reminder

Jika topik bahasan meeting sangat penting dan membutuhkan kehadiran setiap kepala divisi, pastikan mereka RSVP dan kita ingatkan kembali satu hari sebelumnya. Apalagi jika kehadiran mereka dapat mempercepat keputusan-keputusan yang akan dibuat.

9. Selipkan humor

Jangan ciptakan suasana meeting yang tegang karena ini hanya akan membuat semua orang merasa tidak nyaman dan pada akhirnya mereka memilih untuk tidak atau sesedikit mungkin berpartisipasi. Tak ada salahnya kita lemparkan jokes-jokes untuk mencairkan suasana.

10. Stay on track

Tidak jarang pada akhirnya topik di meeting akan bergeser kemana-mana. Maka, jika memang kemudian muncul topik lain yang penting untuk dibahas, katakan saja bahwa sebaiknya kita membuat jadwal meeting berbeda untuk topik tersebut.

11. Buat ringkasan meeting

Menjelang akhir meeting, kita bisa merangkum kembali isi meeting yang telah kita jalani sebagai penyegaran serta pengingat untuk semua pihak.

12. Ucapkan terima kasih

Jangan lupa sampaikan terima kasih atas kehadiran mereka di meeting tersebut.

13. Selesaikan meeting lebih awal dari jadwal

Entah itu 5 hingga 15 menit lebih awal akan terasa menyenangkan dibanding meeting yang semakin molor waktunya.

14. Email setelah meeting

Kirimkan notulen hasil rapat, dan follow up beberapa waktu setelahnya untuk mencari tahu perkembangan tugas yang kita berikan.

Sumber:

https://www.careercontessa.com/advice/lead-a-great-meeting/