Rapat Berjam-jam Itu Tidak Efisien

Karena saya pernah merasakan harus mengikuti rapat selama 7 jam sebanyak satu kali dalam seminggu, saya jadi berusaha membuat rapat efisien ketika mengadakan rapat.

Pernah nggak terjebak rapat yang super lama sampai otak rasa-rasanya sudah nggak bisa berpikir lagi? Saya pernah (tahunan) dan rasanya menyiksa!

Beberapa tahun lalu, saat saya bekerja di kantor lama, saya pernah menjalani rutinitas rapat yang diadakan satu kali setiap minggu, selama berjam-jam. Mau tahu berapa jam tepatnya? Dari pukul 10.00 pagi hingga jam 15.00 (kalau beruntung). Kalau kurang beruntung bisa sampai pukul 17.00 WIB! Dan itu terjadi SETIAP HARI RABU, SETIAP MINGGU.

Sudahlah lelah luar biasa, yang pasti setelah makan siang, kami semua sudah mulai sulit berpikir. Dan merasa bahwa satu hari itu banyak pekerjaan jadi tertunda. Rapat yang berjalan lama nggak selalu menghasilkan ide cemerlang, kok. Sebaliknya, rapat sebentar bukan berarti pembicaraannya jadi nggak bermutu.

Dan dari situ saya belajar untuk sebisa mungkin kalau mengadakan rapat, dibuat seefisien mungkin.

1. Informasikan apa yang akan dibahas saat meeting. Peserta rapat jadi bisa menyiapkan materi yang diperlukan agar ketika rapat berjalan, semua sudah paham akan menjelaskan mengenai apa atau menanyakan tentang apa. Nggak pernah ada orang yang suka diajak meeting tanpa ada informasi sebelumnya mengenai apa yang akan dibahas.

2. Selain topik bahasan, berikan juga detail mengenai hal-hal yang kita butuhkan dari tim kita. Laporan keuangan, jadwal liputan, progress tentang proyek A, B atau C.

3. Miliki timeline. Kapan rapat mulai dan kira-kira butuh berapa lama rapat berlangsung dan akan selesai kapan. Usahakan patuh pada timeline.

4. Langsung ke pokok permasalahan. Jangan biarkan diri kita atau anggota tim lain berbicara melantur yang ujung-ujungnya hanya akan memperpanjang durasi rapat. Catatan: Biasanya sebagai ibu, kita suka menyelipkan cerita tentang anak kita, suami kita dsb. Saat mau melakukan hal tersebut, ingat, apakah yang akan kita sampaikan ini ada hubungannya dengan rapat?

5. Datang dengan kepala terisi. Maksud saya, jangan biarkan kita datang dengan kepala kosong dan baru mencari ide di saat rapat. Semua orang sibuk, semua orang punya tanggung jawab. Jadi, kalau si A bisa datang dengan ide-ide, kenapa kita tidak bisa melakukan hal yang sama?!

6. Jangan lupakan notulen rapat. Meskipun ada sekretaris yang mencatat semua obrolan di rapat, biasakan untuk kita juga mencatat. Mungkin saja ada point-point yang menarik perhatian kita secara pribadi.

Happy working mommies.