Cara Melakukan Penilaian Terhadap Bawahan dengan Efektif

“A Performance review System’s Effectiveness Lies in Increasing Performance and Fostering Employee Development and Motivation.” - Amit Bhoi -

Bagi Mommies yang memiliki tim kerja, pasti ada kalanya dihadapkan dengan situasi yang mengharuskan Anda melalukan penilaian terhadap bawahan. Baik  bagi Mommies yang berprofesi sebagai momprenuer maupun bekerja pada sebuah perusahaan. Tentu saja hal ini bukan perkara ya mudah ya, Mommies. Karena akan berdampak jangka panjang terhadap keberlangsungan usaha yang Mommies jalankan.

Belum lagi dinamika perubahan dan derap bisnis yang sangat cepat mengondisikan karyawan Anda semakin ditantang untuk bisa melakukan tugas-tugasnya dengan sempurna. menampilkan energi yang tak ada habis-habisnya, mempelajari hal-hal baru dengan cepat, serta memberikan added value dalam pelaksanaan tugasnya. Sudah terbayang, kan sistem evaluasi yang Anda berlakukan juga harus mumpuni. Supaya tujuan tadi tercapai.

Tantangan tadi hanya bisa terjawab oleh organisasi apabila para jajaran pemimpin tidak efektif dalam menjalankan peran mereka sebagai people manager yang mampu mereview dan mendorong performa terbaik karyawan. Setiap pemimpin harus mampu berdiri di lini depan dalam proses performance review, dan memiliki confidence untuk melakukan performance dialogue dalam pertemuan tatap muka dengan karyawan untuk membahas perilaku kerja, development plan, serta rekognisi yang sesuai dengan performa mereka. Melalui peran pemimpin tersebut, diharapkan setiap karyawan dapat terus terpacu untuk menunjukkan performa terbaik, bukan dengan rasa terpaksa, melainkan dengan rasa antusias dan semangat karena merasa dilibatkan dalam proses pengembangan karier agar tidak berjalan di tempat.

Namun demikian, perlu diakui jika proses performance review memang terkadang tidak mudah untuk dijalankan oleh setiap pemimpin terhadap karyawan. Stigma performance review di mata karyawan, terkadang menjadikan mereka bersikap skeptis terhadap proses ini, semisal: “Ini tidak fair, bisa-bisanya atasan saya memberikan saya penilaian kerja yang buruk, padahal ia tidak mengetahui detail pekerjaan yang saya lakukan setiap harinya,” atau, “Ini hanya lips service, atasan saya bilang saya top performer, tapi saya mendapat perlakuan dan kesempatan yang sama saja seperti ratusan karyawan lainnya”.

Di sisi lain, tidak jarang juga kita mendengar keluh kesah mengenai performance review dari sudut pandang pemimpin, semisal: “Ini buang-buang waktu, saya perlu mengisi 5 lembar evaluasi yang panjang lebar untuk setiap anak buah saya!!” atau “Bagaimana bisa saya memberi ranking atas kelima anak buah saya? Mereka semua orang-orang yang luar biasa!!”. Saat ucapan tersebut semakin sering kita dengar, apa yang sebaiknya kita lakukan?

Performance Review sebagai sebuah Proses yang Transparan

Sikap skeptis karyawan terhadap proses performance review seringkali muncul dari rasa tidak percaya antara karyawan dengan jajaran pemimpin atau sistem performance review itu sendiri. Rasa tidak percaya ini semakin di-push saat karyawan ‘tiba-tiba’ dinilai oleh pihak yang tidak mereka percayai tersebut, dan ibarat domino effect, rasa tidak percaya ini menular dari satu karyawan ke karyawan lain. Pemimpin dan organisasi perlu membangun rasa percaya terkait performance review ini dengan cara mensosialisasikan proses performance review dengan jelas dan transparan, terlebih jika organisasi mejalankan proses performance review yang berdasar pada sistem grading atau distribusi. Komponen why, what, dan how dari performance review perlu diangkat setiap tahunnya, sehingga setiap insan organisasi dapat melihat performance review sebagai suatu proses, bukan sebagai suatu penilaian yang ‘tiba-tiba’.

Hindari Bias, Fokus pada Perilaku

Hal lain yang penting untuk dipahami oleh Mommies sebagai pemimpin terkait performance review, adalah bahwa proses ini ditujukan untuk mengukur performa karyawan berdasar perilaku yang terukur, bukan berdasar pada ‘kesan’ pemimpin terhadap karyawan tersebut. Penilaian perilaku yang terukur ini bisa didasari pada KPI yang ada, ataupun pada target tahunan yang telah dibuat bersama. Pemimpin kemudian perlu untuk mencari data atau evidence yang cukup terkait dengan penialian perilaku tersebut, dan saat saat semua data telah terangkum, dan saat proses performance review telah tiba pada tahapan penilaian, sekali lagi pemimpin perlu untuk melakukan triple think dalam performance reveiw:

(1) apakah penialian yang saya berikan dipengaruhi oleh bias pribadi?

(2) apa evidence perilaku karyawan yang saya gunakan untuk memberi penilaian ini?

(3) apa reinforcement yang akan saya berikan kepada karyawan sebagai tindak lanjut dari penilaian ini?

Pada dasarnya, proses performance review adalah proses yang bertujuan untuk memberi kesempatan bagi setiap karyawan untuk belajar dari pengalaman mereka sendiri, menyadari apa yang keliru, apa yang baik, serta tentunya, mendapat reinforcement dari performa yang mereka tunjukkan. Namun demikian, hal tersebut baru bisa tercapai apabila performance review dilakukan dengan fair dan berkelanjutan, dan adalah tugas pemimpin untuk mewujudkan kondisi tersebut, sehingga organisasi bisa tampil sebagai organisasi yang maju dalam mengembangkan performa dan potensi karyawannya.

Artikel ini ditulis oleh Ranggih Wukiranuttama – Lulusan Psikologi UI yang bergabung dengan Experd pada tahun 2013 ini sekarang menjabat sebagai manager divisi training.